SYGNALISTA W FIRMIE –  ZUPEŁNIE NOWE OBOWIĄZKI PRACODAWCÓW

Termin na wprowadzenie w życie przepisów niezbędnych do wykonania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii zbliża się nieuchronnie, a w dniu 18 października 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji ukazał się projekt ustawy w sprawie sygnalistów.

Zgodnie z projektem ustawy wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń oraz odpowiednie polityki wewnętrzne w tym zakresie będzie musiał przyjąć pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Tym samym polski ustawodawca nie zdecydował się na zobligowanie do tych obowiązków podmiotów zatrudniających mniej niż 50 pracowników (na taką możliwość w odpowiednich warunkach wskazuje dyrektywa).

Ochrona sygnalistów – założenia ustawy

1. W przypadku większych pracodawców tj. zatrudniających 250 i więcej pracowników, datą obowiązywania przepisów będzie już dzień 17 grudnia 2021 r.;
2. Mniejsi pracodawcy tj. zatrudniający od 50 do 249 pracowników, mają nieco więcej czasu, ponieważ w ich przypadku termin wdrożenia ustawy to 17 grudnia 2023 r.

Szerszy katalog naruszeń prawa

Tak jak zapowiadano to w założeniach, polska ustawa określa szerszy zakres przedmiotowy „naruszenia prawa” niż zakres przedmiotowy wdrażanej dyrektywy. Przepisy o sygnalistach w firmie będą miały zastosowanie nie tylko do dziedzin przewidzianych przez dyrektywę, ale również wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego. Projekt ustawy wskazuje, że pracodawca może dodatkowo ustanowić zgłaszanie w zakładzie pracy innych naruszeń niż wskazane powyżej, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych

Pracodawca będzie zobowiązany ustanowić regulamin zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową bądź z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa). W takim regulaminie pracodawca obowiązkowo powinien wskazać między innymi:

1. Podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń;
2. Sposób przekazywania zgłoszeń oraz informację o tym czy procedura przewiduje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych;
3. Podmiot uprawniony do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia i komunikację ze zgłaszającym;
4. Obowiązek potwierdzenia zgłoszenia w terminie 7 dni i obowiązek podjęcia działań następczych;
5. Maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej (ustawa wskazuje te terminy);
6. Informację na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Projekt ustawy dotyczący sygnalistów zawiera również fakultatywne elementy takiego regulaminu. Stanowi więc to cenną wskazówkę dla pracodawców przy jego tworzeniu, na przykład pracodawca może wyszczególnić czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności pracodawcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Oprócz ustanowienia regulaminu zgłoszeń, pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, w którym powinien gromadzić następujące dane:

• numer sprawy;
• przedmiot naruszenia;
• datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Zgłoszenia zewnętrzne

Poza zgłoszeniami w ramach organizacji, pracownik będzie mógł dokonać zgłoszeń zewnętrznych (poza organizację), bez uprzedniego obowiązku dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Owym organem centralnym będzie Rzecznik Praw Obywatelskich, natomiast organami publicznymi będą również inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów np. w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów właściwym organem publicznym będzie Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Ochrona sygnalisty – sankcje

Projektodawca ustawy o sygnalistach w firmie przewidział stosowne sankcje w przypadku:

• utrudnianie dokonania zgłoszenia;
• podejmowanie działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego;
• naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat.

Takiej samej karze podlega osoba, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji. Co szczególnie powinno zainteresować pracodawców to to, że projekt przewiduje, iż nieustanowienie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowienie procedury naruszającej przepisy ustawy jest zagrożone również grzywną, karzą ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat. 3. W związku z powyższym, nie należy zwlekać z podjęciem kroków mających na celu wdrożenie odpowiednich procedur w zakładzie pracy.

Sygnalista to osoba zgłaszające naruszenia prawa Unii Europejskiej w zakładzie pracy. Dyrektywa o sygnalistach zostanie wdrożona w grudniu 2021 r. Kogo dotyczy? Jakie będą nowe obowiązki pracodawców związane z instytucją sygnalisty? Co zgłasza sygnalista? Kto będzie chroniony? Na czym polega ochrona? Za co przewiduje się kary?

Sygnaliści od grudnia 2021 r. – sposoby zgłoszenia nieprawidłowości

Choć Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej ma być implementowana do polskiego porządku prawnego w grudniu 2021 r., to już teraz pracodawcy powinni zacząć przygotowania do wdrożenia przepisów, które za rok staną się obowiązującym prawem.

Dyrektywa o sygnalistach reguluje ochronę osób, które dokonują zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń, o których uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą. Przewiduje się możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:

• wewnętrznym (w ramach organizacji tj. przedsiębiorstwa) – założeniem dyrektywy jest, by zachęcać do składania zgłoszeń tymi kanałami, zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych,
• zewnętrznym (do właściwego organu) lub
• w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).

Kogo dotyczy i od kiedy?

Na pracodawców nakłada się obowiązki związane z zapewnieniem kanałów wewnętrznych zgłoszeń oraz ochroną osoby dokonującej zgłoszenia (sygnalisty). Obejmą one wszystkich pracodawców, zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego, czy jest to sfera publiczna czy prywatna. Dyrektywa przewiduje, że dla podmiotów zatrudniających od 50 do 249 pracowników konieczność wdrożenia obowiązków może być przesunięta do 17 grudnia 2023 roku, jednak w przypadku większych pracodawców (250 i więcej pracowników) datą obowiązywania przepisów będzie już dzień 17 grudnia 2021 r.

Nowe obowiązki pracodawców

Do obowiązków pracodawców należeć będzie utworzenie wewnętrznego kanału i opracowanie procedur, przy wykorzystaniu których pracownicy będą mieli możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń, i tak:

1. Kanały przyjmowania zgłoszeń mają zapewnić poufność osoby dokonującej zgłoszenia i osoby wskazanej w zgłoszeniu i zapewnić, że nieupoważnieni członkowie personelu nie będą mieć do tych danych dostępu – dyrektywa przewiduje, że tożsamość sygnalisty w zasadzie nie może być ujawniona żadnej osobie, która nie jest upoważnionym członkiem personelu właściwym do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych (wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, gdy ujawnienie jest konieczne w zw. z prowadzonymi przez organy postępowaniami wyjaśniającymi lub sądowymi i prawem do obrony osoby, której dotyczy zgłoszenie);

1. Kanały dostępu mają zapewnić przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu);
2. Należy potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
3. Należy wyznaczyć bezstronną osobę lub bezstronny wydział właściwy do podejmowania działań następczych (do wyjaśnienia sprawy, komunikacji z sygnalistą);
4. Wyznaczona osoba/wydział po uzyskaniu zgłoszenia podejmują działania następcze;
5. Należy przekazać sygnaliście informacje zwrotne w rozsądnym, nie dłuższym niż 3 miesiące terminie;
6. Prowadzenie rejestru zgłoszeń – dyrektywa określa zasady jego prowadzenia;
7. Zapewnienie ochrony sygnalistom.

Co zgłasza sygnalista w firmie?

Dyrektywa wymienia dziedziny oraz akty prawne, których zgłaszane naruszenia mogą dotyczyć. Są to m.in. zamówienia publiczne, kwestie finansowe i podatkowe, bezpieczeństwo produktów, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, przy czym przepisy krajowe mogą ten zakres rozszerzyć.

Kto jest ustawowo chroniony?

Ochroną objęci są zgłaszający naruszenie pracownicy, ale nie tylko. Chronione są także inne osoby, które mogą uzyskać informacje o naruszeniu w kontekście związanym z pracą  – w tym np. zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej, samozatrudnieni, wspólnicy, stażyści, wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy, byli pracownicy, osoby w trakcie rekrutacji.

Na czym polega ochrona sygnalisty w firmie?

• Sygnalista w związku z dokonaniem zgłoszenia nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie, naruszenie praw autorskich, naruszenie tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, oraz z tytułu roszczeń odszkodowawczych na podstawie prawa prywatnego, publicznego lub prawa pracy. Warunkiem jest jednak, żeby istniały uzasadnione podstawy by sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia zgodnie z dyrektywą;
• Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe – dyrektywa szeroko określa, co może stanowić działanie odwetowe wskazując, że jest to nie tylko zwolnienie z pracy, ale także przykładowo: zawieszenie, degradacja, przymusowy urlop bezpłatny, zmiana miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmiana godzin pracy, wstrzymanie szkoleń, negatywna ocena wyników lub o pracy, zastosowanie środka dyscyplinarnego (dot. pragmatyk służbowych), nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie – lista takich działań jest długa i ma charakter otwarty;
• Dyrektywa wprowadza domniemanie, że jeśli sygnalista poniósł szkodę, to jest ona wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia – wówczas to na osobie, która podjęła działania wyrządzające tą szkodę ciąży obowiązek udowodnienia, że działania były przeprowadzone z uzasadnionych powodów.

Kary za niewdrożenie przepisów o sygnalistach

Dyrektywa nakazuje państwom członkowskim ustanowienie sankcji za:

• utrudnianie dokonywania zgłoszeń,
• podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów,
• wszczynanie uciążliwych postępowań wobec sygnalistów,
• naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Zadania dla pracodawcy

Pracodawców czeka zatem przygotowanie kanałów do dokonywania zgłoszeń i opracowanie odpowiednich procedur, a także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze. Niezbędne będzie także przeprowadzenie szkoleń i akcji informacyjnej dla pracowników.

Bardzo istotny jest aspekt edukacyjny i budowanie w pracownikach przekonania, że sygnalizowanie problemów nie jest „skarżeniem”, lecz wpływa na poprawę bezpieczeństwa funkcjonowania pracodawcy. Ponadto warto przekonywać, że zgłoszenie wewnętrzne jest lepszym rozwiązaniem niż zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie zewnętrzne zawsze wiąże się z ryzykiem wyciągnięcia konsekwencji przez organ.

Podstawa prawna:

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r.

Adres

Kazimierzowska 122, 08-110 Siedlce (naprzeciwko sądu)

Polityka prywatności